¿Qué es la automatización de restaurantes?
La automatización de tu restaurante se refiere a tener definidas, sistematizadas y estandarizadas las tareas por los que pasa tu restaurante para que en su conjunto trabajen de forma armoniosa y genere resultados que puedan irse mejorando y que estas tareas se desarrollen por sí solas con la ayuda de una máquina o un sistema evitando la participación directa de un individuo.
¿Por qué debo considerar automatizar mi restaurante?
El futuro nos alcanzó. Lo que antes veíamos cómo un horizonte inalcanzable, ahora es una realidad palpable. La robótica y la automatización son una tendencia que está aquí para quedarse. Desde Siri a Alexa, pasando por teléfonos móviles y quioscos, la automatización sigue creciendo y evolucionando. La industria de la comida no es la excepción, pues se está automatizando en todos los aspectos, desde sistemas de gestión de pedidos, sistemas de administración de operación e insumos, hasta robots que cocinan, limpian y atienden.
Por el momento, la mayor penetración de la tecnología en la cocina corresponde a herramientas de software y hardware que optimizan los procesos de los restaurantes y mejoran la experiencia de los clientes.
Los principales beneficios que reportan los restauranteros que ya iniciaron con la automatización son:
- 74% de los propietarios de negocios dicen que la automatización de autoservicio ahorra tiempo
- 68% menciona que el servicio al cliente mejora
- 58% indica que sus oportunidades financieras mejoraron
- 60% reportó que el trabajo en cada uno de los diversos puestos de trabajo es más eficiente
En resumen, un restaurante automatizado es capaz de ofrecer una mejor y más rápida experiencia de servicio al cliente, reduce costos y garantiza el ahorro de uno de los capitales más importantes de todos, el tiempo.
Ventajas y desventajas de automatizar un restaurante
Es importante que cuentes con el panorama completo antes de decidir automatizar tu restaurante, por eso aquí enumeramos claramente las ventajas y desventajas de la automatización en restaurantes.
Ventajas
- Reducción de tiempo en la administración: Un sistema de automatización garantiza que procesos importantes, como los relacionados a las finanzas (corte de caja, facturación o contabilidad) se hagan de manera más rápida y confiable y sobre todo conservando un registro que posteriormente se puede analizar para mejorar la operación.
- Organización de comandas: Un software permite manejar más eficientemente las comandas reduciendo el tiempo en la cocina.
- Reducción de costos: Un software que ayude en el control de recetas y control de cantidades de insumos evitará mermas y desperdicios. Además, si tienes recetas bien estandarizadas puedes mantener altos estándares de calidad ya que se evita el cambio en el sabor o tamaño de las porciones de los platillos, promoviendo así que los clientes regresen por el sabor familiar.
- Incrementa el retorno de la inversión: En los puntos anteriores se habló sobre el ahorro en tiempo e insumos, lo que permitirá que la inversión inicial se recupera más rápidamente.
- Optimización del personal: Tener tus flujos de trabajo perfectamente identificados y optimizados te permite conocer con exactitud el personal que necesitas, así contratarás solo el personal necesario y todos trabajaran optimizada mente. Disminuyendo así tus costos en personal.
También existen algunos aspectos que no son tan beneficiosos y que debes tener en cuenta.
Desventajas
- Disminución de la interacción humana: Para algunas personas no es cómodo que la interacción con tu restaurante se realice solo a través de una App, así que siempre ten disponible personal humano para los comensales que prefieran un trato personal.
- Difícil de usar: A muchos usuarios mayores se les complica el uso de la tecnología, por lo que debes tener disponible la opción tecnológica y la humana para no dejar de lado a éste gran segmento de la población.
- Problemas de interacción humana: Hay problemas donde la automatización se encuentra muy limitada, como devoluciones de platillos por mal sabor, trato preferencial a clientes frecuentes, etc. En estos casos, la presencia de un gerente es fundamental.
- Requiere de una alta inversión: Si bien automatizar un restaurante es una inversión a largo plazo, la implementación suele ser costosa, se requiere de un conocimiento profundo del negocio, un análisis a detalle de los procesos a mejorar y un compromiso completo por arte del propietario y empleados para que la automatización sea un éxito, por tal no es algo que deba tomarse a la ligera.
Procesos más automatizados en un restaurante
En el caso de los restaurantes, los siguientes casos son los que más comúnmente se controlan con ayuda de un software:
- Registro del comportamiento de tus clientes: Al llevar el registro de los platillos consumidos por hora o días podrás saber cuáles son los platillos más populares y hacer cambios en el menú en función de eso.
- Implementación del autoservicio: La automatización de tomas de pedidos, principalmente para servicio a domicilio o para llevar, ahorrará mucho tiempo en conversaciones, ya sea vía telefónica o en mensajería, también disminuirá los errores en la toma del pedidos, al momento de prepararlo y entregarlo. Algunos ejemplos de automatización en restaurantes son:
- Kioscos: Los clientes utilizan una computadora para solicitar su servicio de comida en lugar de esperar en fila. McDonald's y otras cadenas de comida rápida incorporan quioscos en la mayoría de las franquicias.
- Menús digitales: Permite consultar de una forma creativa el menú del restaurante y con solo clics se puede levantar un pedido, optimizando tiempos y mejorando la experiencia del cliente.
- Manejo de personal: Es importante tener optimizados los horarios de trabajo de tu personal y la adaptación del menú, un registro adecuado te permitirá reducir las horas laborables de tu equipo y determinar el número de personal que realmente necesitas.
- Manejo del inventario: Hasta hace unos pocos años, el control de inventario era un proceso manual y desgastante, más aún, si el restaurante era grande y dependía de una gran cantidad de proveedores. En este proceso la automatización de restaurantes cobra gran sentido. Existen en el mercado softwares punto de venta que automatizan el manejo de inventario, gestionan la relación precio-valor de los proveedores, pueden contabilizar el costo y lo que se gana a cada ingrediente de acuerdo a su cantidad (gr o ml). Lo cual es ideal para saber cuánto se está invirtiendo en inventario y cuánto se está perdiendo por mermas. Este tipo de software aporta gran valor para restaurantes grandes.
- Análisis financiero: Saber cuánto se vende en el día, contar con reportes mensuales o anuales de ventas es de suma importancia para el conocimiento de tu negocio. Es muy difícil saber esta información sin la asistencia de un software, por lo cual, es importante contar con la automatización de estos procesos así podrás crear estrategias para aumentar tus ventas.
- Automatización de la cocina: En la cocina se realizan muchas actividades que pueden ser cubiertas por máquinas y herramientas configurables por tiempo y uso. Automatizar la cocina reduce la cantidad de fuerza de trabajo humana, tanto en la preparación de los alimentos como en la preparación de algunos ingredientes precocinados.
¿Cómo saber si mi restaurante puede ser automatizado?
Primero que nada debes saber que tu negocio no necesitas ser de gran tamaño para ser candidato a la automatización; de hecho, la automatización de un pequeño negocio resulta mucho más fácil que la de uno grande y es un gran paso para continuar creciendo.
También es importante aclarar que cualquier proceso puede ser automatizado, actualmente existe software para el control de prácticamente cualquier proceso dentro de un restaurante, así que la respuesta es “Tu restaurante puede ser automatizado”, el decidir que procesos pueden ser automatizados o como iniciar son el verdadero problema y es algo que te explicaremos a continuación.
¿Cómo automatizo mi restaurante?
- Conoce tu negocio: Conoce muy bien tu operación y todo tu flujo de trabajo a detalle. Tómate tu tiempo para analizar e identificar cuales áreas de producción, administración o recolección de información pueden ser mejoradas. Te servirá realizarte las siguientes preguntas
- ¿Cuáles son los procesos más lentos?,
- ¿Se pueden mejorar?, si es así ¿Cómo?
- ¿Cuáles son mis áreas “problemáticas” (comandas, inventario, menú, etc.)?
- Define tu flujo de trabajo: Junto con tu equipo desarrolla los flujo de trabajo que funcionen para tu negocio. Una vez que los definas asegúrate de que todos los conozcan y mantenlos como manuales de operación o carpetas de acciones a realizar todos los días.
- Mejora tu flujo de trabajo: Busca mejorarlos los procesos que definiste, reducir el número de pasos, etc. antes de automatizarlos.
- Asigna prioridades: Identifica aquellos flujos donde se generen más pérdidas, problemas o requieren mucha inversión de tiempo, esos son los más urgentes.
- Capacítate: La automatización es un proceso que amerita entrenamiento, por eso debes tomar en cuenta las curvas de aprendizaje para ti y tu equipo.
- Elige el software para automatizar: Es momento de busca herramientas y determina cuáles aplican para tu flujo operativo. En el mercado hay muchas opciones, es importante que investigues muy bien, compares y pidas referencias para poder seleccionar aquellas herramientas que son adecuadas para tu negocio y presupuesto.
- Prepara a tu equipo: Tu equipo debe sentirse involucrado y debe tener muy claro los beneficios que conlleva, ya que en un inició incrementará su carga de trabajo. Es por esto, que debes preparar a tu personal, proveedores y administradores asignándoles un rol dentro del proceso de automatización, de esta manera, el proceso será más fácil para todos.
- Da seguimiento: Es importante que observes tu proceso de automatización. Tal vez descubras que algunos procesos realmente han mejorado o por el contrario, se han ralentizado. Esto es fundamental para saber si seguirás adelante con el resto de las áreas, si necesitas hacer ajustes a tus estrategias o cambiar de herramientas. Mientras más pronto detectes lo que no está funcionando más ahorrarás en gastos innecesarios.
- Constancia y disciplina: Una vez que inicies no desistas, todo avance requiere dedicación y disciplina para lograr con su objetivo y muchas veces no saldrá bien a la primera y tampoco será un proceso de la noche a la mañana.
¿Cómo aprovecho mi celular en la automatización?
La mayoría de los softwares existentes en el mercado requieren la adquisición de equipos específicos y costosos para su funcionamiento y muchas veces esta es la razón por la que muchos pequeños negocios no se automatizan, porque en ese momento les es prácticamente imposible dedicar esa cantidad de dinero a la automatización y entonces se convierte en un círculo vicioso, "No hay crecimiento por falta de automatización y no hay automatización por falta de crecimiento".
Pero no todo está perdido, existen en el mercado opciones que te permiten utilizar tu celular, así es, algo que ya tienes y que ocupas a cada instante. Como el caso de ¿Qué comer? Tu Menú Digital.
¿Qué comer? es un servicio digital para tener en línea el menú de tu negocio, permitiendo automatizar la toma de pedidos, optimizando así tu tiempo de atención al cliente. También funciona como punto de venta y además entrega reportes de ventas por día o intervalo de fechas y estadísticas de venta (platillos más vendidos, días y horarios de mayor demanda, etc.), entre muchas otras funcionalidades.
No dejes pasar la oportunidad de crecer tu negocio desde tu celular, “¿Qué comer? Tu Menú Digital es la herramienta que te ayudará a dominar las ventas en línea. Te obsequiamos una prueba gratuita de 30 días de nuestra versión VIP, sólo mándanos un mensaje de WhatsApp dando clic aquí.
